Hiiohoi Oy:n yleiset sopimusehdot
Näitä yleisiä sopimusehtoja sovelletaan Hiiohoi Oy:n (”Hiiohoi”) tarjoamiin tapahtumapalveluihin, joiden pohjalta Hiiohoi suunnittelee ja tuottaa asiakaskohtaisia räätälöityjä tilaisuuksia.
1. SOPIMUKSEN SYNTYMINEN JA MUUTTAMINEN
Hiiohoin ja Asiakkaan (”Osapuolet”) välinen tilaisuutta koskeva sopimus (”Tapahtumasopimus”) syntyy, kun Asiakas on hyväksynyt Hiiohoin antaman Asiakkaalle suunniteltua tilaisuutta koskevan tarjouksen kirjallisesti (esim. sähköpostilla) tai osapuolet ovat solmineet erillisen kirjallisen sopimuksen tilaisuudesta.
Tilaisuuden kokonaishinta määritellään Hiiohoin lähettämässä ja Asiakkaan sähköpostilla tai muuten kirjallisesti hyväksymässä tarjouksessa ellei asiasta ole sovittu muuta Osapuolten kesken kirjallisesti.
Tapahtumasopimukseen voidaan tilaisuuden kestäessä tehdä muutoksia kummankin Osapuolen hyväksynnällä. Mikäli sovitusta Tapahtumasopimuksen muuttamisesta aiheutuu lisätöitä tai muita kustannuksia, on Hiiohoilla oikeus veloittaa lisätyöt voimassaolevan hinnastonsa mukaisesti sekä muut muutoksesta aiheutuneet kulut ja kustannukset täysimääräisesti.
2. OSAPUOLTEN YLEISET VELVOLLISUUDET
Hiiohoi vastaa tilaisuuden asianmukaisesta suunnittelusta ja toteuttamisesta Tarjouksen ja näiden ehtojen mukaisesti tai osapuolten muuten erikseen kirjallisesti sopimalla tavalla. Hiiohoilla on oikeus käyttää alihankkijoita omassa suorituksessaan. Hiiohoi vastaa alihankkijoidensa suorituksista kuten omistaan.
Hiiohoi tiedottaa asiakasta seikoista, joilla on olennainen merkitys tilaisuuden järjestämisen ja sen onnistumisen kannalta. Asiakkaan velvollisuutena on välittää tällainen tieto omille sidosryhmilleen sekä tarpeen mukaan tapahtumaan osallistuville henkilöille.
Asiakas sitoutuu toimittamaan Hiiohoille tiedoksi tilaisuuden luonteesta riippuen mahdolliset asianmukaiset ja oleelliset ennakkotiedot osallistujien terveydentilasta. Näitä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ne hävitetään asianmukaisesti välittömästi tilaisuuden jälkeen.
3. PROJEKTIRYHMÄ JA YHTEYSHENKILÖT
Osapuolet nimeävät tilaisuuden suunnittelua ja toteutusta varten henkilön(t), jotka myös huolehtivat Osapuolten välisestä asianmukaisesta tiedottamisesta. Ellei tällaista ole nimetty, katsotaan Asiakkaan edustajaksi tämän yhteyshenkilönä toiminut taho. Ellei muuta ole kirjallisesti sovittu, Hiiohoilla on oikeus tiedottaa tilaisuuteen liittyvistä asioista asiakkaan yhteyshenkilöä.
Nimetyt henkilöt/yhteyshenkilö voivat päättää Tapahtumasopimuksen muutoksista. Muutoksista on sovittava aina kirjallisesti (esim. sähköpostitse).
4. TURVALLISUUS, JÄRJESTYKSENPITO JA VAKUUTUKSET
Hiiohoi vastaa tilaisuuden toteuttamiseen liittyvästä yleisestä turvallisuudesta. Hiiohoi voi antaa tilaisuuden aikana Asiakkaalle ja tilaisuuteen osallistuville henkilöille ohjeita ja neuvoja, joiden noudattaminen edistää turvallisuutta ja/tai tilaisuuden sujuvaa toteuttamista. Asiakas sitoutuu noudattamaan Hiiohoin ohjeita ja neuvoja ja huolehtii siitä, että myös tilaisuuteen osallistuvat henkilöt noudattavat niitä.
Asiakas vastaa tilaisuuteen osallistuvien henkilöiden ja näiden irtaimiston asianmukaisesta vakuuttamisesta tapaturmien ja henkilövahinkojen varalta. Hiiohoi alihankkijoineen vastaa liiketoimintansa kattavan tavanomaisen vastuuvakuutuksen ottamisesta ja oman henkilöstönsä vakuuttamisesta.
5. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN
Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää Tapahtumasopimusta kolmannelle osapuolelle ilman Hiiohoin etukäteistä kirjallista suostumusta.
6. PROJEKTIN PERUUTTAMINEN JA SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN
Tilaisuuden toteuttamisen sovittua ajankohtaa voidaan muuttaa ainoastaan molempien Osapuolten suostumuksella ja erikseen sovittavin ehdoin.
Asiakkaalla on oikeus irtisanoa Tapahtumasopimus tai peruuttaa tilaisuus tai sen osan toteuttaminen ilmoittamalla asiasta kirjallisesti Hiiohoille. Peruutukseen sovelletaan tässä sopimuskohdassa jäljempänä esitettyjä ehtoja.
Mikäli tapahtuma perutaan yli 90 päivää ennen tapahtumapäivää, valoitamme peruutusmaksun 500,00 euroa alv.0%. Mikäli tapahtuma perutaan yli 60, mutta alle 90 päivää ennen tapahtumapäivää, perimme 20 % tapahtuman hinnasta. Mikäli tapahtuma perutaan yli 14 mutta alle 60 päivää ennen tapahtumapäivää, perimme 50 % tapahtuman hinnasta. Mikäli tapahtuma perutaan alle 14 päivää ennen tapahtumaa, perimme 100 % tapahtuman hinnasta.
Osapuolilla on oikeus purkaa Tapahtumasopimus päättymään välittömästi ilman irtisanomisaikaa, mikäli toinen osapuoli syyllistyy olennaisena pidettävään sopimusrikkomukseen, jota ei ole korjattu viimeistään seitsemän (7) päivän kuluessa kirjallisen huomautuksen antamisesta. Mikäli Hiiohoi purkaa sopimuksen Asiakkaan olennaisen sopimusrikkomuksen vuoksi (esim. Asiakkaan maksamatta olevat erääntyneet laskut), on Hiiohoilla oikeus periä Asiakkaalta koko tilaisuutta koskeva sopimushinta sekä kaikki peruuttamisesta aiheutuneet kustannukset ja kulut.
Kaikki tässä sopimuskohdassa 7. tarkoitetut ilmoitukset on toimitettava kirjallisesti.
7. LUOTTAMUKSELLISUUS JA MATERIAALIN KÄYTTÖ
Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa toiselta osapuolelta ja tämän sidosryhmiltä vastaanottamansa tiedot ja materiaalit, jonka luovuttanut osapuoli on nimenomaisesti ilmaissut luottamuksellisiksi. Salassapitovelvollisuus on voimassa myös tilaisuuden toteuttamisen jälkeen, kuitenkin enintään yhden (1) vuoden tilaisuuden päättymisestä.
Tilaisuudesta taltioidun kuva- ja äänimateriaalin käyttö on mahdollista asiakkaan suostumuksella. Asiakkaan nimeä voidaan käyttää markkinoinnissa referenssinä mikäli siitä sovitaan etukäteen.
8. IMMATERIAALIOIKEUDET
Immateriaali-, omistus- sekä käyttöoikeudet kaikkeen osapuolten toisilleen luovuttamaan materiaaliin säilyvät luovuttaneella osapuolella, elleivät osapuolet ole kirjallisesti ja nimenomaisesti toisin sopineet.
Materiaalin luovuttanut osapuoli vastaa siitä, ettei luovutettu materiaali loukkaa Tapahtumasopimuksen mukaisesti ja sen mukaiseen tarkoitukseen käytettynä mitään kolmansille kuuluvia oikeuksia. Osapuolet ilmoittavat oikeuksiin liittyvistä rajoituksista sekä sitoutuvat ilmoittamaan viipymättä toisilleen niitä vastaan esitetyistä oikeudenloukkausvaatimuksista.
9. LASKUTUS
Ellei Osapuolten välillä ole kirjallisesti toisin sovittu, tilaisuuden kokonaishinta veloitetaan Asiakkaalta seuraavasti erissä:
(i) Neljäkymmentä (40) prosenttia tilaisuuden kokonaishinnasta veloitetaan kirjallisen tarjouksen hyväksymisen jälkeen;
(ii) neljäkymmentä (40) prosenttia tilaisuuden kokonaishinnasta veloitetaan 1 kuukausi ennen tilaisuutta; ja
(iii) kaksikymmentä (20) prosenttia tilaisuuden kokonaishinnasta veloitetaan välittömästi tilaisuuden jälkeen.
Mikäli alihankinta- tai muut kustannukset nousevat valuuttakurssimuutoksen tai alihankkijan yksipuolisen hinnankorotuksen vuoksi tämän tapahtumasopimuksen solmimishetken hintatasosta, Hiiohoilla on oikeus laskuttaa tästä aiheutunut lisäkustannus Asiakkaalta kokonaisuudessaan.
Maksuaika kaikille Asiakkaalle osoitetuille maksuille on neljätoista (14) päivää netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko määräytyy voimassaolevan korkolain mukaan.
10. REKLAMAATIOT
Asiakas on velvollinen ilmoittamaan Hiiohoille tilaisuuteen liittyvistä reklamaatioista välittömästi sen jälkeen, kun se on saanut tietoonsa reklamaation perusteen tai sen olisi pitänyt se havaita. Reklamaatiot on kuitenkin aina tehtävä viimeistään seitsemän vuorokauden kuluessa tilaisuuden päättymisestä.
11. VAHINGONKORVAUSVELVOLLISUUS JA VASTUUN RAJOITUKSET
Hiiohoin vastuu rajoittuu kaikissa tapauksissa Asiakkaan sille suorittamiin maksuihin, eikä Hiiohoi missään olosuhteissa vastaa toiselle sopijapuolelle syntyneistä välillisistä vahingoista.
Tilaisuuteen osallistuvalla henkilölla on oikeus korvaukseen Hiiohoilta henkilö- tai esinevahingosta, a) joka todetaan aiheutuneen Hiiohoin toimesta tilaisuuden yhteydessä tai välittömästi sen jälkeen, b) josta Hiiohoi on korvausvastuussa voimassa olevan pakottavan lainsäädännön mukaan, ja c) jonka Hiiohoin suorituksessa oleva virhe on Asiakkaalle on aiheuttanut. Korvausvastuun edellytyksenä lisäksi, että vahinko johtuu Hiiohoin tai sen alihankkijan tuottamuksesta, jota ei ole pidettävä vähäisenä.
Asiakas on velvollinen osallistumaan kustannuksellaan mahdollisen vahingon selvittelyyn sekä esittämään Hiiohoille materiaalin, jolla voi olla merkitystä vahingon selvittelyssä.
12. YLIVOIMAINEN ESTE
Osapuolet eivät vastaa mistään virheestä, viivästyksestä muusta sopimusrikkomuksesta, joka johtuu ylivoimaisesta esteestä.
Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan tilaisuuden toteuttamisen estävät osapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella niistä riippumattomat seikat, joihin ei tapahtumasopimusta solmittaessa kohtuudella voitu varautua. Ylivoimaisia esteitä ovat esimerkiksi tulipalo, lakko, poikkeukselliset luonnonolosuhteet, liikekannallepano, lainsäädännön muutokset, viranomaisten ohjeet tai määräykset, häiriöt ja katkokset liikenteessä, tietoliikenteessä tai sähkönjakelussa, osapuoliin kohdistuvat onnettomuudet, tietomurrot, sekä samoista syystä johtuvat alihankkijoiden toimitusten viivästymiset. Viimeksi mainitut katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi, mikäli ne estävät tai aiheuttavat kohtuutonta haittaa sopimuksen asianmukaiselle täyttämiselle. Osapuolten on tarvittaessa kyettävä osoittamaan ja todentamaan ylivoimaiseen esteeseen johtaneet syyt ja tekijät.
13. SOVELLETTAVA LAKI JA ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lainsäädäntöä, lukuun ottamatta lainvalintaa koskevia säännöksiä.
Hiiohoin ja Asiakkaan välistä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan neuvotteluteitse. Mikäli asiaa ei saada ratkaistua neuvotteluteitse, ratkaistaan erimielisyydet Helsingin käräjäoikeudessa suomen kielellä.